2012年5月26日 星期六

[心得] AZ資料夾整理法

看了Mulberry的「AZ資料夾整理法:輕鬆迅速的電腦檔案整理方式 - Mulberry的時間事件簿」文章後
覺得用這方式來整理檔案還滿有趣的
Mulberry運用在Windows系統的AZ資料夾整理法有下列5項要點:

    1. 把「我的文件夾」當作主要資料櫃,並在下面規劃出圖片、音樂、影片、其他文件等幾個大的次要資料櫃,再在次要資料櫃裡設置A-Z、ㄅ-ㄦ等資料夾
    2. 歸檔的時候,先思考檔案的類型和最重要關鍵字,再放到各次要資料櫃裡的A-Z、ㄅ-ㄦ資料夾
    3. 一個資料夾底下若擁有十個以上的資料夾或檔案,就另設新資料夾,重新歸檔
    4. 另外設置「未歸檔」與「目前的工作」兩大資料櫃,「未歸檔」資料櫃裡的檔案每天要清空一次,而「目前的工作」裡的檔案等工作完成後也要歸檔
    5. 對原本的舊檔案,每天花15-30分鐘歸檔



我將Mulberry的5項要點以心智圖方式表示如下:

但是研究完並實作後發現這方法對我來說,並不完全適合。
因為有很多檔案,是我下載來之後,就丟在那邊,時間一久,我根本就忘了我到底有沒有這些檔案。
如果以這樣的方式來進行分類整理,我看著A、B、C.....或是ㄅ、ㄆ、ㄇ...的目錄,根本就不知道我哪些檔案在這些目錄中。

實際舉個例子好了:

以我電腦中的照片來說,檔案都是放在一個「照片」的資料夾中

整理前,一進去目錄,就可看到(或想起)我曾經在哪些地方拍過照片:

整理後,我傻了,我不知道我有哪些照片在這些目錄中,一定要全部展開來看才知道:

從上面的例子可以看出,此方法用在整理我的照片上,並不適用。
我很疑惑,為什麼我用起來的結果不如預期的好,是不是漏掉甚麼重點?

我在Mulberry的另一篇文章「Firefox書籤整理術:AZ資料夾管理法篇 - Mulberry的時間事件簿」中的一句話得到了解答

記不起名稱的書籤,我會根據它們的主題歸檔,比如和Flickr相關的眾多外掛、軟體、和網路服務的書籤,被分到F資料夾下的「Flickr」子資料夾下。

換句話說,記不起名稱的檔案,也可以根據主題歸檔,這樣子的話,就可以根據檔案的特性判斷要如何分類啦~~

疑慮解除後,就開始進行檔案的整理啦

我電腦中的檔案,只有音樂檔案適合用「AZ資料夾整理法」進行整理。
因為舊的歌,其實只會在心血來潮的時候想聽一下,既然心血來潮了,就一定知道你想聽甚麼歌
用此整理法整理後,可以馬上找到你想聽的歌
其他的部分,就還是照我之前的方式,定義一些基本分類的目錄後,就將相同類型的檔案放入。

下圖是我現行檔案的整理方法,實際上我還有在目錄名稱前面加上數字,這樣子Windows在排序時,
就可以照我所訂的數字進行排序了。
如...「01. 音樂」、「02. 照片」等。







2011年2月5日 星期六

GTD(Getting Things Done)

不論是工作或是私人的事情,我總覺得是不是有個很好的管理方式能讓我更有條理及效率的去達到目的。
剛好看到GTD這個時間管理的方法。

這邊引述GTD維基百科的解釋:
GTD是英文Getting Things Done的縮寫,是一種行為管理的方法,也是David Allen寫的一本書的書名。
GTD的主要原則在於一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務移出來。通過這樣的方式,頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。

研究了兩三天後,我整理出自己的GTD流程,整理如下圖:
alanjiang's GTD