GTD(Getting Things Done)

不論是工作或是私人的事情，我總覺得是不是有個很好的管理方式能讓我更有條理及效率的去達到目的。
剛好看到GTD這個時間管理的方法。

這邊引述GTD維基百科的解釋：

GTD是英文Getting Things Done的縮寫，是一種行為管理的方法，也是David Allen寫的一本書的書名。
GTD的主要原則在於一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務移出來。通過這樣的方式，頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情。

研究了兩三天後，我整理出自己的GTD流程，整理如下圖：



簡單說明如下：

1. 收集

將日常生活中所想到的每件「雜事」，不管是小到想去百貨公司買衣服，或是大到想要花個一千萬買房子的事情，每一件都記錄下來，就是所謂的「收集」。
而存放這些事情的，稱為「收件匣」。我這邊使用EverNote軟體 + 紙筆來當我的收件匣。
在沒有電腦的地方時，我先用紙筆將雜事，記錄下來，之後回到家時，再將資料輸入到EverNote這個免費的雲端記事軟體，這樣一來，只要有網路，我可以在任何地方看到這些資料。

2. 處理

收集了許多的「雜事」，後，就要想著怎麼去執行，整理出完成他的方法，這就是「處理」。
如果可以在2分鐘之內完成的話，就馬上去做，否則就判斷是否可以委託他人處理，或是延期。
如果不能馬上做的話，就判斷是否以後還會用到或是執行，會的話就進行分類存檔，不會的話，丟掉。

3. 組織

將經過「處理」後的資訊，分成「下一步行動」及「任務」，稱為「組織」。
「下一步行動」比較好理解，就是你想要完成這件事情的行動。如...我在2/8要去7-11買魔獸的點數卡，這就是「下一步行動」
而「任務」是由2個「下一步行動」所組成。如...我要發起團購購買懶人抱枕，我可能會訂出下列的「下一步行動」
(1). 在 2/1 用「google文件」製作團購單，並將團購單mail給整個部門的同事，讓有意願跟團的人填寫。
(2). 在 2/2 時整理團購單上每個人記錄的商品跟購買數量，跟商家下訂單。
上述的2個「下一步行動」，組成了「我要發起團購購買懶人抱枕」這個任務。
我用「Remember The Milk」來記錄我的「下一步行動」，用「EverNote」記錄我的任務清單，然後再用Rainlendar這個行事曆軟體將我在「Remember The Milk」及「Google日曆」記錄的事情顯示在我的電腦桌面上。

4. 排程

很簡單，就是把執行「下一步行動」及「任務」的時間，規劃到行程裡。
我使用「Google日曆」來負責記錄我的行程。

5. 行動

很簡單，就是照著你規劃的時程，發揮你的意志力及毅力去完成事情。

6. 檢視

確認你的「下一步行動」及「任務」的執行狀況，思考是否有需要改善的地方。
我個人是每天早上及晚上會檢視一次，早上是為了確認今天要進行的事情，晚上是確認今日行動的結果及明日要做的事情。

在這邊分享一下剛開始執行的心得，可以用「走火入魔」來形容。
一開始執行的時候，只覺得每件事情我都要記錄下來，都要加入到「下一步行動」或是「任務」清單裡，然後將這些事情的排程記錄到「Google日曆」中，我連去抽屜拿個USB線都要記錄到「下一步行動」中，就知道我有多誇張了。
一整天下來滿腦子都在想，
我想要記錄甚麼事情、我想要做甚麼事情、我明天要幾點起來執行這些事情，
結果整個人處於很緊繃的狀態，大約有3天晚上都睡不著覺，還強迫自己6點就要起床，可是明明昨天3點才睡覺說 = =a
後來在一天凌晨3點我在床上滾來滾去睡不著覺的時候，我忽然想到…我幹嘛為了這些不重要的小事情搞得我那麼緊張
我想要使用GTD是想要能夠有計劃的去完成我想要做的事情，這些事情不是可以馬上完成的事情，
絕對不是為了要記錄甚麼去抽屜拿個USB線、去博客來網站找「35歲前要有錢」這本書的圖片…等等這種雞毛蒜皮馬上就可以完成的小事情。
想清楚後，我整個人就輕鬆了許多，晚上不再失眠了

以上這些是我從網路搜集GTD資料，實際執行後的心得，以及覺得適合我的方式，每個人執行的方式應該也都不同
或許之後我可能也會視情況進行修改吧。
如...買iphone5之後，就有更方便的app可以使用了 ^^

參考網址：
Mulberry的時間事件簿 - 我的GTD流程與工具（2010-08）
Mulberry的時間事件簿 - Remember The Milk v.s. 我的GTD工作流程
Mulberry的時間事件簿 - Google Calendar v.s. 我的GTD工作流程